人事・管理業務の進捗確認時間を約50％削減！創出した時間をチームのコミュニケーションに有効活用

レシップホールディングス株式会社

https://www.lecip.com/

業種: 製造・メーカー

事業規模: 501~1000名

バス・鉄道市場における様々な電装機器を扱う輸送機器事業と、産業機器・電源ソリューションを展開する産業機器事業を営むレシップホールディングス。同社の人事部では、人事・労務に関する業務プロセスが長期化・分散化し、タスク管理が行き届かない状況に。業務の現在地がわからなくなることに加え、やりとりが分散してどのツールを使って何を話したかを見失いがちになるなど、業務管理とコミュニケーションにおいて様々な問題が生じていました。

これらを解決すべく、flowzooを導入。フローとマニュアルの一体化を通じて、タスクの所在の見える化とそれによる生産性向上を実現しています。今回は執行役員（人事企画担当） 管理本部 人事部長の野田様にflowzoo導入前の課題、また導入後の活用方法や効率化につながった点などを詳しく伺いました。

業務プロセスの長期化・分散化に伴い、誰がボールを持っているのかわかりにくい状況に

――人事部の仕事内容を教えてください。

野田様： 主に人事制度の運営、採用、教育、労務管理といった業務を行っています。従来と比べ、エンゲージメント向上に向けた社員との対話機会の増加や、働き方の多様化への対応など、業務が広範囲に広がっているのが特徴です。

――普段の業務において、課題に感じていた点を教えてください。

野田様：主に長期化・分散化する業務の管理と、普段のコミュニケーションに課題を感じていました。例えば定年後の再雇用に関するプロセスですと、本人への意向確認から始まり、最終的に再雇用手続きが完了するまで1年ほどかかり、部署をまたいで今誰が何をやるべきなのかを把握しづらい状況にありました。やるべきことはGoogle Keepを使って管理していましたが、タスクが増えすぎて管理しきれなくなったり、コミュニケーションツールが多様化して情報が散らばってしまったりしていたのです。

――業務を円滑に進めるために、マニュアルは作られていたのでしょうか。

野田様： マニュアルはありましたが、有効に使われていたかと言えば疑問が残ります。ナレッジ管理ツールで入社・退職・在職手続きなど多くのマニュアルを作成していましたが、作って終わり、ということもしばしば。使用しているツールも業務の実態に即しているかと言えば、そうではありませんでした。わからなければマニュアルを見ずに人に聞くことも多く、結果的に業務の属人化が解消しきれていませんでした。

マニュアルとフローが一体化している点に魅力を感じて、まずは導入してみようという流れに

――そんな中でflowzooを導入していただきましたが、flowzooはどこで知りましたか。

野田様：STATION Ai（名古屋市鶴舞にある日本最大級のオープンイノベーション拠点）の担当者からご紹介をいただいたのがきっかけです。最初は輸送機器事業などでも使えるか考えましたが、これはむしろ労務・人事の領域に特化した方が活きるのではないかと感じました。とはいえローンチ直後ということもあり、しばらく様子を見たいと思い、すぐに導入には至りませんでした。

――具体的にどのような点が良いと思いましたか。

野田様：一番は業務フローとマニュアルが一体化されている点です。どうしても個々人の仕事はマルチタスクになるため、業務フローの整備状況が効率化と生産性に関わってきます。その点、flowzooはマニュアルとフローが分離しておらず、一体化して管理できる点が良いと思いました。

また案内してくれた担当者の人柄も好印象でした。単に商品を売ろうとするのではなく、本質的な問題点を見据えて、私たちの業務がどうあるべきかを第一に考えてくれる。会社として信頼できると感じました。

――導入に際して社内で反対などはありましたか。

野田様：ISMS認証など、情報資産の管理・保護に関する認証を取得しているかといったことは議題にあがりました。人事部では個人情報を扱うため、そういった点は懸念点として上がっていたと思います。

――コスト面やサポート面での懸念点はありましたか。

野田様：それらの点は特に問題はありませんでした。料金も高い印象はありませんでしたし、サブスク型なのでまずはやってみようという気持ちの方が大きかったです。サポート面もBUSINESS-ALLIANCEならきちんとやってくれるだろうという信頼がありました。

朝礼前の進捗確認の時間を、10分×8人分＝80分削減

――flowzooで、特に改善したいと考えていた業務を教えてください。

野田様：長い時間軸での業務です。先ほど申し上げたような定年後の再雇用のプロセスもそうですし、また結婚・出産といったライフイベントに関しては、届出やシステム処理だけでなく、祝い金の支給や社長面談の調整といった社内文化に根ざした仕事もありました。これらをGoogle Keepのみで管理していくと、どんどんやるべきことの数が増えていき、誰が今ボールを持っているのかわからなくなってくるんですね。そういった「誰がいつ何をやるか」といった業務フローをきちんと整理して、flowzooに落とし込んでいきたいと思っていました。

――flowzooを導入して、感じる変化を教えてください。

野田様：まずGoogle Keepの量が半分になりました。今はさらに減りつつあり、タスクがどんどん整理されていっています。また朝礼前に案件ごとの業務進捗を毎回行なっていたのですが、それをなくすことができました。代わりに「体調は大丈夫か」「悩みはないか」といった社員とのコミュニケーションに時間を充てられるようになり、本質的な部分に力を使えるようになりました。かける時間も20分から10分程度に減り、計10分×8人分＝80分の時間削減を実現しています。

また業務のブラックボックス化を防ぐことにもつながっています。会社としても、これまで紙で管理していた業務をデジタルに置き換えていこうという流れがあり、flowzooに落とし込む過程で「なぜそれをやるのか」「何をやるべきか」が可視化されています。

――flowzooとその他のツールと比べた際に、感じることはありますか。

野田様：何よりも操作しやすいのが他のツールとの違いではないでしょうか。UIにとてもこだわられていて、細部に開発者の思想や哲学が感じられます。

またフロー作成のためのワークフローの棚卸しも楽しんで行えています。曖昧なままになっていた仕事がどんどん整理されていくのは心地良いもの。この楽しさを、ぜひ他のメンバーにも知ってほしいと思います。

――サポートチームの印象はどうでしょうか。

野田様：とても丁寧に接してくれています。導入時から営業の田村さんに担当してもらっていますが、困ったことは一度もありませんでした。「最初に納期を設定しておくと、その後の予定が自動的に決まってくる」といった実践的なノウハウも積極的に教えていただいていますし、「一つのフローは作り込みすぎないほうがいい」といった運用のコツも的確にアドバイスしてくれるため、非常に助かっています。

flowzooは、「脳みその外部化」を実現してくれるツール

――flowzooを一言で表すと、どんなツールになりますか。

野田様：「脳みその外部化」だと思います。生成AIの登場で、コンピュータが思考の一部を代替する形になりましたが、flowzooもそれに近い感覚があります。頭の中にある業務の流れを脳の外に出して整理してくれるツールだと思いますね。単なる業務効率化ツールではなく、記憶や思考を預けられる場所としてflowzooを活用でき、対人コミュニケーションといった人間にしかできないことに時間を割くことができるようになりました。

――flowzooは、どんな組織に向いていると思いますか。

野田様：様々なデータを扱い、業務の流れが明確に決まっている組織には特に合うと思います。例えばバスや鉄道においてはダイヤ改訂やルート変更が発生しますが、それらを反映するためには慎重にデータを扱い、部署を横断しながら順序を守って業務を進めなければいけません。そのため「今どこで止まっているのか」「次に誰が動くのか」が一目で分かるツールは非常に有効だと感じています。データを扱っている会社は、特に合っているのではないでしょうか。

――最後に、導入を検討している企業にアドバイスをお願いします！

野田様：正しい言い方かわかりませんが、flowzooには大いに期待していいと思います。初期段階から関わっていますが、当時から開発チームのみなさんがとても誠実で、「顧客の課題をどう解決するか」という本質をしっかり見据えて取り組んでいる姿が印象的でした。いろんな要望が出る中でも、軸をぶらさずカスタマーサクセスを考えており、その姿勢が製品特長にもきちんと反映されていると思います。

また「flowzooを使うのは楽しい」ということも伝えたいです。ゲーム感覚で業務の棚卸しとフロー作成ができるため、まずはお試しでも使ってほしいですね。実際に使ってみると、その良さがわかると思いますよ。

レシップホールディングス株式会社の皆様、お忙しいところ、貴重なお話をありがとうございました。

※本記事は、当時の取材内容をもとにご紹介しております。