細々したバックオフィス業務が一括管理でき抜け漏れを防止！教育・確認コストを約20％削減！

コダワリ・ビジネス・コンサルティング株式会社

https://codawari.co.jp/

業種: コンサルティング

事業規模: 11~50名

コダワリ・ビジネス・コンサルティング株式会社は、戦略立案から課題解決に至るまで一貫したコンサルティング業務を展開する企業です。経営管理部門では、属人的だった業務手順や内容を可視化するために、「flowzoo」の「テンプレート機能」や「分岐設定」などを活用し、作業効率を大幅に向上させています。今回、バックオフィス業務にフォーカスし、全般を統括する経営管理部門の責任者である山中様と、クライアント向けプロジェクト支援を担当するコンサルティング事業部のマネージャーである松尾様にflowzooを導入するメリットなどを詳しく伺いました。

社内業務の整備不足が、抜け漏れと教育コストを生んでいた

flowzoo導入前、経営管理部門ではどのような課題を抱えていたのでしょうか。

山中様：業務によってチェックリストがあるものと、ないものが存在していました。それは非定常業務だけではなく、定常的な業務でも同様です。本来は定常、非定常どちらも適切な業務を進行するためのステップというものが存在します。しかし、それらがまとまっていなかったことで、業務の抜け漏れが発生してしまっていました。

また、人によって対応する内容も変わってきます。例えば、Aさんは扶養の項目を変える必要があるけどBさんには関係ない。その代わりBさんは健康保険の項目を変える必要があるなど、複雑な対応が必要になります。そのため、誰にどのような対応をしたら良いのかなどが分からなくなってしまうという課題感がありました。

松尾様：業務が属人化していたため、担当者の頭の中でタスクの流れが完結してしまい、他の社員に引き継ぐ際の教育コストが非常に大きくなっていました。当社のようにクライアントワークが中心の会社では、社内業務が後回しになりがちな面があるため、それらの整備が十分でなかったのが原因です。また、年次や月次の評価面談や昇給決定といった重要なタスクも、いつから始めるということすら属人的になっており、スケジュール管理が曖昧なまま進行している実態がありました。こうした属人的な業務運用から脱却し、タスクの明確化とスケジュールをしっかりと管理する仕組みが必要だと感じていました。

flowzooの導入を決めた背景を教えてください。

山中様：flowzoo導入の一番のポイントは、業務をグラフィカルに「見える化」できる点です。文章では伝わりにくい業務手順も、flowzooを使用することでステップ単位で可視化できるため、業務の標準化・効率化に大きく貢献すると感じました。

繰り返し業務を30個のテンプレで管理し、業務時間を約20％削減

flowzooはどのように活用されていますか。

松尾様：業務手順をフローとして具体化し、各ステップを見える化できたことで、若手社員からは「flowzooを見れば、一通りの業務を実行できる」という嬉しいフィードバックを得られました。また、業務をテンプレート化することで、「いつ・誰が・何を実施すべきか」が明確になり、flowzoo上で業務手順をステップごとに管理することで、担当者が業務を効率的に進められる体制を構築できました。さらに、「分岐設定」機能で、業務の分岐点を可視化することで、複雑な業務のパターンを一元管理できるようになりました。例えば、「新卒」を選択すると新卒向けの情報が、「中途」を選択すると中途向けの情報が表示されるため、ユーザーの選択に応じた柔軟な運用ができ、作業効率が大幅に向上しました。

山中様：年に数回しか行われない評価面談も、事前に「○月にキックオフを実施する」といったスケジュールを設定をしておくことで、これまでのような失念を防げるようになりました。また、完了したタスクに基づいて「次は誰が承認するか」が見える化されるようになった点も非常に便利だと感じています。タスクのリマインドと期限管理が一画面で完結し、さらに繰り返し機能を活用することで、評価プロセスや月次・年次の細かなタスクもスムーズに進めることができています。現在、私は約30個のテンプレートを作成して日常業務で使用しており、社内でもflowzooを積極的に活用しているメンバーの一人だと思います。

flowzooの導入によって、業務効率はどのように変化しましたか。

山中様：入社時には、さまざまな確認作業が発生します。例えば、入社希望者のローマ字表記や名前の漢字表記の確認もそのひとつです。小さなことではありますが、誤りがあると手戻りや修正対応が発生し、余計な時間や手間がかかってしまいます。また、他部署と連携して入社予定者のPC準備を依頼するなどの作業も並行して行います。これまで、そういった煩雑な作業にかなりのリソースを費やしておりましたが、flowzooを導入したことで入社申請やタスクの割り当てが自動化され、担当者の作業がシステムによって管理されるようになりました。その結果、これまで個別に行っていた確認作業が大幅に削減され、日常的に発生する細かなコミュニケーションの負担が約25％ほど軽減されたと実感しています。

松尾様：各ステップに必要な資料や注意点をflowzooにまとめた結果、「これを見れば最低限の作業は実施可能」という状態を実現できました。そして、新入社員や若手社員が自律的にタスクを遂行できるようになり、彼らのオンボーディングにかかる時間も10〜20％程度短縮されています。また、複数の担当者が業務を円滑に進められる体制が整備され、退職や産休などで担当者が急に変更となった場合でも、flowzoo上でスムーズな引き継ぎが可能となり、業務の混乱が生じることなく対応できるようになりました。

BUSINESS-ALLIANCEのサポート体制についてはいかがでしたか。

松尾様：flowzooを使っていて困ったときにサポート担当に連絡すると、すぐに原因を見つけ出してくれるので大変助かっています。また、機能の改善要望も積極的に取り入れていただいています。

山中様： 導入当初、一部機能において想定と異なる動作が見られましたが、サポートチームの素早い対応により、早期に解決されました。また、主要なテンプレートの作り方や疑問点について都度問い合わせできる体制が整っており、大変安心できました。

flowzooを使用する中で、どのようなメリットを実感されていますか。

山中様：多くの手間をかけずに業務効率化の仕組みを構築できる点は、大きなメリットだと感じています。例えば、簡単なテンプレートであれば5分程度で作成可能です。さまざまなパターンのテンプレートを事前に作成しておくことで、業務の抜け漏れやミスを大幅に減らすことができ、確認や指示のやり取りも大きく削減されました。個人的には、業務が煮詰まった時の気分転換として、テンプレートを作成することもあります。

全社で活用できる業務基盤の構築を見据えて

今後、flowzooをどのように活用されたいとお考えですか。

山中様：理想は全社員が各自アカウントを保有し、申請や確認がすべてflowzoo上で完結する仕組みを構築することです。ただし、退職や評価といった個人情報を含む業務については、アクセス権限の管理を慎重に設計する必要があると考えています。

どのような企業にflowzooをおすすめしたいですか。

松尾様：経理・総務・人事といったバックオフィス業務において、担当者への依存が常態化し、業務の抜け漏れが発生しやすい企業や、タスク管理をチャットやスプレッドシートのみで行っている企業には、特におすすめです。

flowzooの導入を検討中の企業へアドバイスをお願いします。

山中様：まずは軽微な業務からテンプレート化を試み、その使いやすさを実感していただくのが良いと思います。私のようにテンプレート作成を楽しみながら取り組める人材がいれば、全社展開もよりスムーズに進むのではないでしょうか。

コダワリ・ビジネス・コンサルティング株式会社の皆様、お忙しいところ、貴重なお話をありがとうございました。

※本記事は、当時の取材内容をもとにご紹介しております。