確認作業を最大30分削減！営業事務・CS業務の属人化回避と省力化、業務の高度化に貢献！

コダワリ・ビジネス・コンサルティング株式会社

https://codawari.co.jp/

業種: コンサルティング

事業規模: 11~50名

コダワリ・ビジネス・コンサルティング株式会社は、戦略立案から課題解決に至るまで一貫したコンサルティング業務を展開する企業です。全社員約30人のうち半数が高度な専門性を持つコンサルタントとして活躍しており、お客様に質の高いサービスを提供しています。

同社は会社が成長するにつれて、属人的だった業務フローやタスク管理に課題を持っていました。このような課題を解決するために「flowzoo」を導入。タスク漏れ防止のための「繰り返し設定機能」などを活用し、契約・請求管理の一元化やタスク手順の可視化、進捗確認など、多岐にわたる業務プロセスの改善に貢献しています。flowzooを導入したことで業務にどのような変化があったのか、営業部長の白木様、営業部門の事務業務を支える福岡様、そしてCS業務を担当される綾瀬様に詳しくお話を伺いました。

組織が倍に急成長。拡大期に浮き彫りになった「誰が何をしているか分からない」問題

flowzoo導入前、営業部ではどのような課題を抱えていたのでしょうか。

福岡様：営業事務として契約に関する情報共有にExcelやGoogleスプレッドシートを利用しておりましたが、更新の手間や整理方法が煩雑化していました。また、紙媒体での管理も併用していたため、複数のスプレッドシートや紙資料が混在し、最新情報がどれか分かりにくいという課題がありました。

綾瀬様：CS部門には毎日必ず行わなければならない重要な業務があります。これらの業務は担当者である私一人が行っている状態です。そのため、私が体調を崩して休んでしまった場合、他のスタッフに私の業務を引き継いでもらう必要がありました。しかし、flowzooを導入する前まではマニュアルなどもなく、私の頭の中で組み立てながら作業をしていたため、業務を引き継いでもらうのも難しいというのが現実でした。結果、私の体調が回復してから作業を行うため業務が遅れてしまうという課題を感じていました。

白木様：営業部に関すること以外にも、課題として認識している点があります。弊社では部長陣が年に2回、社員の評価面談を行っています。従業員数が15人規模だった頃は、評価のタイミングが多少前後しても大きな問題にはなりませんでした。しかし、30人規模に成長した現在では、あらかじめ決められたタイミングで評価面談をしっかり実施しないと、社員の会社に対する信頼を損なう可能性があると感じていました。

急な休みでも安心。チェックリスト化で“誰でも対応できる”体制を構築

flowzooはどのように活用されていますか。

福岡様：お客様との契約内容や請求に関する情報を一元管理しています。このような運用をすることで、対応状況を誰でも把握できるようになりました。特に、営業担当者が成約した案件における契約書作成や請求書送付といった業務では、情報を整理する手段としてflowzooが大いに役立っています。それぞれのタスクを誰が担当するのかが明確になるため、「この請求書は誰が送るのか」「契約の状況はどうなっているのか」といった無駄な確認の手間が省け、スムーズに業務を進めることができています。

綾瀬様：先ほどもお伝えした通り、flowzooを使う前は「あれをやらなきゃ、これをやらなきゃ」と、頭の中でタスクの順番を考えながら業務を進めていました。特に分岐が多く複雑な業務では、手順が整理できていないことにより、営業への再依頼や確認対応が発生してしまっていました。しかし、flowzoo上でタスクの抜け漏れや順序ミスを防ぐテンプレートを作成し、業務の手順を可視化したことで、「Aよりも先にBを実施すべき」という業務の優先順位付けが明確にできるようになりました。その結果、営業への依頼・確認のやりとりも最小限に抑えられ、業務をスムーズかつ最短で進められるようになりました。

flowzoo導入によって業務はどのように変化しましたか。

白木様：flowzoo導入前は、進捗が滞っているタスクについて直接メンバーに確認することをためらう場面も少なくありませんでした。しかし、flowzooにはタスクの抜け漏れを自動で通知する「通知機能」があるため、担当者に口頭で催促することなく、業務の遅延や抜け漏れを防ぐことができています。口頭によるコミュニケーションコストを削減し、さらに業務の抜け漏れを効率的に防げるようになったのはメリットだと感じています。

福岡様：flowzoo導入前は、定期的な対応が必要な業務に対し、個々のスケジューラーやメモに頼っていました。そのため、営業チーム全体で重要なタスクが抜け落ちてしまうこともありました。導入後は、担当者への「通知機能」がタスク漏れ防止に大きく効果を発揮しました。さらに、想定していなかった副次的な効果もありました。例えば、多忙な営業メンバーに「先日のご確認をお願いします」と何度も依頼するのは気が引けてしまいます。しかし、タスクの「通知機能」や「リマインド機能」があることで、そういった何度も言いにくいお願いをしなくても済むようになったのです。また、定期タスクの確認などでは、1往復あたり最長で30分ほどかかることもありましたが、自動化によってその都度かかっていたコミュニケーションコストが削減され、結果として作業全体の時間を大幅に短縮させることができました。

チーム内での連携に変化はありましたか。

白木様：冒頭でも触れたように、以前は評価面談の完了期限を各部長が個別に設定していました。flowzoo導入後は、他部署の評価面談タスクの着手状況や進行度をリアルタイムで確認できるようになったことで、営業部としても適切なタイミングでスケジュールを調整し、よりスムーズに対応できるようになりました。お互いの動きが可視化されたことで、部署間の連携が自然と強まり、営業部内の評価業務にも良い影響が生まれています。

綾瀬様：CS部門の業務をチェックリスト化したことで、たとえ私が体調不良で突然休んだとしても、他部署のスタッフがflowzooを見て対応ができるようになりました。このように、誰でもCS業務を担える体制が整ったことで、タスクを滞らせることなく、関係者に迷惑をかけずに済むようになった点は、大きな安心感につながっています。

flowzooを使っていて、どのようなメリットを感じますか。

綾瀬様：「マニュアル化のしやすさ」が大きなメリットです。flowzooは画像や条件分岐を直感的に追加できるため、誰が見てもすぐに手順を理解できるマニュアルを簡単に作成できます。例えば、「このボタンを押してください」という文字だけでは分かりにくい複雑な操作も、flowzooでは画像付きで手順を追って確認できるため、複雑な作業でも迷わず対応できます。これにより、業務を教える側の説明にかかる手間が省け、教わる側もスムーズに手順を理解できるようになり、双方の負担を大きく軽減することができました。

白木様：flowzoo導入前はマニュアルが整備されておらず、さまざまな業務に対して各担当者が自分のやり方で進行していることが多くありました。先ほど綾瀬も言ってましたが、CS業務はその典型的な例のひとつです。属人化の度合いには差があるものの、各自の頭の中だけで完結していた業務を、flowzooの導入によってすべて洗い出し、明文化・可視化できたことは、非常に大きな成果だと感じています。

flowzooで育てる“自走するチーム”の文化

テンプレート作成をflowzooに代行してもらうことも可能です。この代行サービスはどのような企業におすすめでしょうか？

福岡様：自社でテンプレートを作ろうとしたものの進め方がわからなかったため、テンプレート作成チームにWeb会議で業務手順を説明しました。すると、すぐに現在活用しているテンプレートを作成してもらえました。このように、テンプレート作成を代行してもらうことで、時間やリソースが不足している企業でも、早期にflowzooを導入し、スムーズに運用を開始できるのではないかと思います。

flowzooはどのような企業におすすめしたいですか。

白木様：大規模な組織拡大を進めている企業にとっても、flowzooは非常に有効だと考えています。組織拡大のフェーズでは「業務の属人化」や「進捗管理の遅れ」といった課題が顕在化しやすくなりますが、flowzooを早期に導入することで、情報共有とタスクの標準化をスムーズに行うことが可能になります。従業員が増えるほど、従来の紙媒体やスプレッドシートの管理では限界が生じるため、早い段階での導入を強くおすすめしたいと思います。

綾瀬様：定常的に発生する業務をテンプレート化し、誰でも同じレベルで業務を遂行できる仕組みを構築したい企業にとって、flowzooは非常に適したツールだと感じています。また、休暇や異動、退職などのイレギュラーな状況においても、タスクが可視化されていれば業務が滞りにくいという大きなメリットです。そうした観点からも、業種や規模を問わず、幅広い企業に向いているのではないでしょうか。

コダワリ・ビジネス・コンサルティング株式会社の皆様、お忙しいところ、貴重なお話をありがとうございました。

※本記事は、当時の取材内容をもとにご紹介しております。